Il covid ha totalmente stravolto la nostra vita quotidiana, costringendoci alla quarantena forzata e a lavorare da casa. Le aziende italiane hanno così finalmente compreso nel 2020 che per alcune tipologie di lavori è possibile operare in smartworking con grandi vantaggi sia per i dipendenti che per i proprietari. Vi sono però alcune problematiche legate principalmente all’arretratezza di alcune aziende ancora basate su archivi cartacei. Ma come avviene la gestione dei documenti cartacei? Dipende principalmente dal tipo di archivio.
Archivi Correnti
Sono costituiti dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti dell’impresa. In questo caso è necessario impostare l’archivio nella maniera migliore in modo da consentire un’efficace e rapida ricerca dei documenti e un ordinamento appropriato per quello che in futuro diventerà un archivio di deposito.
Archivi di Deposito
Sono costituiti dal materiale documentario non più necessario per il disbrigo degli affari correnti, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi. È pertanto necessario che sia opportunamente conservato affinché i documenti possano essere consultabili nel momento in cui vengono richiesti, inoltre una volta terminato il periodo di conservazione obbligatoria sarà necessario procedere con lo smaltimento del materiale cartaceo.
Archivi Storici
È costituito dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell’Ente o azienda privata, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento.
Archiviazione fisica dei documenti
L’archiviazione fisica dei documenti comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale dell’azienda, in conformità alla normativa di legge e prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale.
La catalogazione e archiviazione dei documenti cartacei è una materia complessa ed è pertanto necessario rivolgersi ad aziende competenti in grado di seguirvi e supportarvi in tutte le fasi.
